FAQ

1. Nous avons incorporé une société (« WOFE ») en Chine ayant un actionnaire corporatif français unique étranger. Les autorités chinoises requièrent que le représentant légal de l’actionnaire signe certains documents. En France, il n’y a pas de telle position. Qui a donc le pouvoir de signer ces documents?

En vertu du droit chinois, un représentant légal est la personne qui a le pouvoir d’agir et par conséquent de signer des documents au nom de la société pour laquelle il travaille. Les autorités chinoises jugent que le représentant légal d’une société est celui qui a le pouvoir d’agir au nom de la société. Cette personne est habituellement un administrateur ou le président du conseil d’administration. Les autorités chinoises exigeront habituellement la preuve du pouvoir de cette personne de signer des documents et d’agir au nom de la société sous les formes suivantes :

  • Procuration;
  • Règlements de la société;
  • Résolutions des actionnaires stipulant le nom de cette personne et son pouvoir;
  • Résolutions du conseil d’administration stipulant le nom de cette personne et son pouvoir; et/ou
  • Profil de la société émis par les autorités locales où la société est incorporée.

Ces documents devront être soumis à l’ambassade chinoise en France et ils devront être notariés, légalisés et authentifiés. Dans certains autres pays, l’ambassade chinoise exigera également que le représentant légal se présente physiquement à l’ambassade.

2. En Chine, les exigences de nouveauté sont-elles moins strictes pour un brevet de mode d’utilité que pour un brevet d’invention? Est-ce qu’une publication faite en dehors de la Chine détruit la nouveauté pour un modèle d’utilité chinois déposé plus tard?

Il existe trois types de brevets en vertu de la loi chinoise: l’invention, le modèle d’utilité et la conception d’apparence.

Les exigences en matière de nouveauté sont-elles moins strictes pour un brevet de mode d’utilité que pour un brevet d’invention?

Oui, parce qu’il ya plus de techniques dans une invention que dans un modèle d’utilité, ainsi, il ya plus d’exigences pour la créativité. En outre, l’invention concerne une invention et un procédé de l’invention, tandis que le modèle d’utilité se focalise davantage sur la structure du produit (et non sur la manière de fabriquer le produit).

Est-ce qu’une publication faite en dehors de la nouveauté chinoise détruit pour un modèle d’utilité chinois déposé plus tard?

En vertu de la loi chinoise sur les brevets, la nouveauté signifie qu’aucune invention ou modèle d’utilité similaire n’a jamais été publié dans des publications chinoises et étrangères ou que l’invention ou le modèle d’utilité n’a jamais été utilisé publiquement en Chine ou rendu public en Chine. Dans un sens commun, une publication faite en dehors de la Chine va détruire la nouveauté d’un modèle d’utilité déposé plus tard en Chine. Cependant, il y a certaines exceptions:

  1. Dans les 6 mois précédant la date de la demande, le modèle d’utilité ou l’invention a été exposé pour la première fois dans une exposition tenue par ou reconnue par le gouvernement chinois;
  2. Dans les six mois précédant la date de la demande, le modèle d’utilité ou l’invention a été publié pour la première fois lors de certaines réunions universitaires ou réunions de communication technique;
  3. Dans les 6 mois précédant la date de la demande, tout tiers a libéré le contenu du modèle d’utilité ou de l’invention sans la permission du titulaire du brevet;
  4. La demande de brevet antérieure est annulée, révoquée ou abandonnée avant sa publication, alors le modèle d’utilité ou l’application de l’invention postérieure doit encore présenter la nouveauté.

3. Je fais des affaires en Chine depuis 1995 et travaille étroitement avec un homme chinois que j’ai rencontré J’envisage maintenant mettre sur pied une structure légale (plus spécifiquement un bureau de représentation). Puis-je continuer d’embaucher cet employé chinois?

En vertu de la loi et des règlements chinois, un bureau de représentation n’ pas le droit d’embaucher un employé chinois directement. Les employés chinois doivent s’enregistrer avec la FESCO (Services aux entreprises étrangères Co., Ltd.) d’abord et ensuite le contrat va prendre effet entre les employés chinois et la FESCO. FESCO va, par la suite, signer un contrat de service de main-d’œuvre avec le bureau de représentation et les employés chinois seront habilités à travailler avec le bureau de représentation conformément au contrat de service de main-d’œuvre signé entre le bureau de représentations et la FESCO.

4. Je suis sur le point de mettre en place un bureau de représentations à Shanghai. Mon employé chinois m’informe qu’il peut travailler à partir de sa maison. Y a-t-il des exigences précises si je veux mettre sur pied un bureau de représentation légal et conforme?

Oui, il y a quelques exigences. Vous devez prendre note que les bureaux de représentation peuvent être mis sur pied seulement la société qui ouvre le bureau de représentation loue officiellement (i.e. signe un bail et l’enregistre)) dans un immeuble commercial et non dans un immeuble résidentiel. Cet aspect est réglementé par la Chine et les villes possèdent différentes règles à ce sujet. Aussi, à Shanghai par exemple, seuls les locateurs ayant la permission du comité du commerce et de l’économie étrangère de Shanghai sont habilités à louer des lieux à des compagnies étrangères. Cependant, il n’y a pas de règlementation à Beijing ainsi qu’à Guangzhou r ce sujet.

5. J’ai reçu un appel d’une de mes employées chinoise la nuit dernière m’informant qu’elle allait se marier la semaine prochaine et elle voudrait prendre un congé de treize (13) jours. Elle me mentionne qu’elle a droit à ce congé en vertu de la loi chinoise. Est-ce vrai? Quel est la règlementation sur les congés pour le mariage en Chine?

En vertu de la loi chinoise, une personne qui se marie est éligible à trois (3) jours de congé. Cependant, si le marié est âgé de vingt-cinq (25) ans et plus, il est éligible à dix (10) jours de plus. Si la mariée est âgée de vingt-trois (23) ans ou plus, elle est éligible à dix (10) jours additionnels. Il est à noter que les congés de mariage doivent être continus et incluent les fins de semaine. Aussi, prendre également note que si le congé survient pendant des congés fériés, ces derniers doivent être exclus mais les fins de semaines demeurent toujours incluses.

6. J’ai un bureau de représentation à Guangzhou et une de mes employés est enceinte. Quels sont les lois sur le un congé de maternité en Chine ?

En vertu des règlements nationaux et des règlements de la province de Guangdong, une femme enceinte possédant un certificat attestant sa maternité est éligible à quatre-vingt-dix (90) jours de congé de maternité. Si la femme enceinte possède en plus un certificat attestant qu’elle est l’enfant unique de sa famille, elle a droit à trente-cinq (35) jours de plus. Si elle a une césarienne, elle est éligible à trente (30) jours de plus et si elle accouche de jumeaux, elle est éligible à quinze (15) jours de plus. Finalement, si elle est plus âgée que vingt-trois (23) ans au moment où elle met au monde son premier enfant, elle est éligible à quinze (15) jours de plus.

7. Nous avons mis sur pied une WOFE à Beijing et nous sommes en procédure de décider qui sera autorisé à signer sur notre compte en USD et sur celui en RMB. Avez-vous des suggestions?

Il est à noter qu’en Chine, il n’y a pas de signataire pour les comptes en banque. Pour retirer de l’argent ou avoir accès à son compte en banque, n’importe qui peut le faire du moment qu’il possède trois (3) sceaux (dont le sceau du représentant légal de la WOFE).

8. Je mets sur pied une WOFE à Xiamen et je ne veux pas nommer un administrateur chinois sur le conseil d’administration de ma WOFE. Y a-t-il une règle dans la loi sur cet aspect? Combien de directeurs une WOFE doit-elle nommer?

En vertu de la loi de la République Populaire de Chine, deux (2) options s’offrent à vous : Vous pouvez soit nommer un seul administrateur exécutif ou avoir un conseil d’administration qui comptera un minimum de trois (3) administrateurs. Aucun d’eux n’a besoin d’être résident de Chine ni de nationalité chinoise.

9. J’ai entendu qu’il est plus facile de mettre sur pied un détaillant / un distributeur en gros en Chine, puisque le capital requis est plus bas. Quel est le capital enregistré minimum pour un commerce au détail /un distributeur en gros WOFE ou JV (société en participation)?

C’est vrai que le capital enregistré minimum requis est plus bas depuis décembre 2004. En pratique, le capital enregistré minimum pour une WOFE ou une JV avec des activités de ventes au détail est de 300,000 RMB et 500,000 RMB pour des activités pour la distribution en gros.

10. Ma compagnie canadienne est sur le point de mettre sur pied une WOFE en Chine et j’ai été demandé de mettre le sceau de ma compagnie canadienne sur les statuts de ma nouvelle société WOFE. Je n’ai pas de sceau de compagnie puisqu’il ne s’agit pas d’une pratique courante au Canada. Est-ce conforme de soumettre des documents aux autorités en Chine sans sceau?

C’est courant dans la majorité des pays en Asie de ne pas exiger que les compagnies possèdent un sceau. Par expérience, les documents soumis aux autorités chinoises sans sceau de compagnie apposé dessus, ont été acceptés, mais il existe toujours un risque que le FETB ou le AIC les refusent.

11. Nous avons mis sur pied une WOFE à Chongqing, dans la province de Sichuan. SVP, m’informer si je peux payer une faible rémunération à l’un de nos employés étrangers. (pour lui éviter de payer une importante charge fiscale des impôts sur son revenu) et lui payer une autre portion de son salaire à Hong Kong ou à Singapour, où le taux d’imposition sur le revenu est plus bas?

Il s’agit d’une pratique courante pour plusieurs compagnies étrangères! De façon théorique, bien que les WOFE soient soumises à la loi de l’impôt sur le revenu chinois, les employés doivent également payer de l’impôt sur leur revenu gagné outre-mer. Cependant, il est à noter qu’en pratique, il est pratiquement impossible pour les autorités fiscales chinoises de vérifier si oui ou non un employé étranger a payé de l’impôt sur son revenu outre-mer. Une autre option s’offre à vous. Vous pouvez engager cet employé en tant que consultant et payer ses honoraires à Hong Kong ou Singapour et ses dépenses en Chine. Les dépenses qui lui sont payées devraient être imposées sous la loi de la République Populaire de Chine.

13. J’ai été informé que j’avais besoin de soumettre le bilan financier de notre WOFE. À quelle autorité dois-je le soumettre?

Vous devriez soumettre votre bilan financier au bureau du commerce et de l’économie étrangère (FETB) ou au Bureau Commercial (le nom variant dépendamment de la ville de l’incorporation).

15. Je suis sur le point de finaliser les documents corporatifs requis pour mettre sur pied ma WOFE. J’ai été informé que les articles d’association exigent que le superviseur et le directeur général soient nommés pour trois (3) ans. Est-ce que cette durée est une exigence légale? Je ne suis pas confortable avec cette durée. Que se passe-t-il si l’administrateur général que j’ai nommé s’avère ne pas être la bonne personne?

Malheureusement, le mandat de trois (3) ans est obligatoire en vertu de la loi sur les compagnies de la République Populaire de Chine. Cependant, le superviseur et le directeur général peuvent être licenciés à tout moment si le licenciement et la nouvelle nomination sont exécutés conformément à la loi chinoise ainsi qu’aux statuts de la WOFE. Par exemple, vos statuts de société devraient explicitement mentionner que les actionnaires peuvent nommer ou destituer un nouveau superviseur ou un directeur général après lui avoir donné un avis d’un mois ou en lui payant un mois de salaire

16. J’ai mis sur pied ma WOFE il y a de cela quelques années et maintenant, dans le but d’être conforme à la nouvelle loi et aux nouveaux règlements, j’ai été informé que j’avais besoin de nommer un superviseur. Quel est le rôle d’un superviseur dans une WOFE ? A-t-il besoin d’être chinois ou peut-il être un étranger?

Premièrement, il est à noter que les actionnaires d’une WOFE nomment les superviseurs. Les tâches du superviseur consistent à superviser les activités des administrateurs et du directeur général dans le but de protéger les intérêts des actionnaires. Les droits du superviseur incluent ceux de vérifier les livres comptables de la compagnie et des documents financiers, convoquer des assemblées du conseil d’administration de la WOFE et tenir des assemblées d’actionnaires. Les superviseurs peuvent être chinois ou des étrangers, mais ne peuvent pas être simultanément directeur général ou administrateur de la WOFE. (voir les articles 52, 54 et 55 de la loi sr les compagnies de 2005)

17. Mon comptable chinois me dit qu’il y a un montant minimum à maintenir à mon compte en devises étrangères ainsi que dans le compte RMB. Est-ce vrai, et si oui, quel est le minimum à maintenir ?

Oui, c’est effectivement vrai. Le minimum varie d’une banque à l’autre et même à l’intérieur de la même banque dans une ville différente. Il est à noter que le montant minimum à maintenir peut, dans certains cas, être négocié avec les autorités de la banque.

18. Je viens juste de mettre sur pied une WOFE à Dongguan, en Chine. Je me dis que pour être conforme à la loi, j’ai besoin d’injecter 15% de mon capital requis injecté à l’intérieur de 90 jours suivant mon émission de licence d’activités, ce qui me convient. Par contre, je ne sais pas dans quel compte je dois injecter le capital enregistré ?

Le capital enregistré devrait être déposé dans le compte courant étranger et vous devriez souligner dans les procédures de virement qu’il s’agit d’un paiement pour de capital enregistré sinon les fonds risquent d’être bloqués.

19. Ma compagnie allemande utilise les services bancaires d’une banque internationale depuis ses débuts. Cette banque possède également des établissements en Chine. Maintenant, ai-je besoin d’ouvrir un compte en RMB pour ma WOFE à Suzhou? Puis-je ouvrir ce compte bancaire RMB dans un établissement bancaire situé en Chine?

Oui, vous devez ouvrir un compte en RMB et vous pouvez le faire dans une banque étrangère basée en Chine, mais cette banque doit détenir la licence lui permettant de faire ce type d’activités, i.e. ouvrir des comptes bancaires pour des sociétés en Chine. Il est à noter que le secteur bancaire est restreint aux banques étrangères en Chine et que seules quelques banques détiennent la licence. Il est à noter que certaines transactions tel que le paiement des salaires aux employés locaux pourraient être plus compliquées à effectuer si le compte est dans une banque étrangère qualifiées plutôt que dans une compte banque locale chinoise.

20. Je suis sur le point de finaliser la mise sur pied de ma filiale d’entreprise étrangère (ci-après WOFE) à Chengdu et je me suis fait dire que j’aurais besoin d’un compte bancaire en RMB ainsi que d’un compte en monnaies étrangères. Est-ce vrai ?

Une WOFE doit avoir deux comptes : un compte en devises étrangères pour recevoir des devises étrangères des actionnaires qui paient le capital enregistré requis par la loi de la WOFE et un compte bancaire en RMB en Chine pour recevoir et utiliser l’argent RMB. Généralement les devises étrangères ne peuvent pas être directement utilisées en Chine. Une fois les devises étrangères reçues dans le compte, elles doivent être transférées au compte RMB pour pouvoir être utilisées.